© 2018  M.I.S.S.Consult

The Professional of Psychometric tests & People Development Provider

Basic of Feedback Communication

Basic of Feedback Communication : พื้นฐานของการสื่อสารเชิงตอบกลับ

 

ในฐานะ ที่ปรึกษาทางสายอาชีพ และ Coach  ผมพบกับลูกค้าผู้ทำงานหลายๆคน ที่มีความฝัน ความทะเยอทะยาน มีความต้องการที่จะทำให้ตนเองประสบผลสำเร็จตามการคาดหวังขององค์กร และ เป้าหมายที่ได้รับ แต่หลายๆคน กลับพบว่า สิ่งที่ตนเองคิดว่าเป็นสิ่งที่ถูกต้อง กลับไม่ใช่คำตอบที่ถูกต้องเสมอไป สำหรับผู้ตัดสินหรือผู้ประเมินผลงาน เมื่อเหตุการณ์ไม่เป็นไปตามที่คิด หรือ คาดหวัง ทำให้ส่งผลต่อเนื่องตามมา คือ เกิดการขาดความมั่นใจ ไม่แน่ใจในความสามารถของตนเอง ตลอดจนถึง ความไม่กล้าแสดงออก หรือ ตัดสินใจในการทำสิ่งต่างๆ ด้วยตนเองอีกต่อไป 

 

ถ้าพนักงานไม่กล้าแสดงออก หรือ กล้าคิด การพัฒนาย่อมเกิดขึ้นจำกัด และ องค์กรย่อมยากที่จะประสบความสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมาย 

 

 

 

 

 

สิ่งที่สำคัญและ สามารถแก้ปัญหานี้ได้ คือ กระบวนที่เราเรียกว่า Feedback หรือ การให้ผลตอบกลับ หรือ การให้ความคิดเห็นต่อผลงาน จากหัวหน้างาน สู่ระดับลูกน้อง หรือผู้ทำงาน ซึ่ง เป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับคนทำงาน ที่ดูเหมือนหลายๆองค์กรละเลย หรือ มี แต่เป็นไปในทางที่ไม่ส่งเสริมการทำงานมากนัก และ แน่นอนว่า ทักษะการสื่อสารเชิงการให้ผลตอบกลับที่ดีก็ถือเป็นหัวใจหลักที่ทำให้หัวหน้างานหรือผู้บริหาร ประสบความสำเร็จได้แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ เรียกว่า เป็นทักษะชนะใจคนกันได้เลยทีเดียวนะครับ

 

การให้ผลตอบกลับ หรือ Feedback ควรกระทำในทางสร้างสรรค์ และ กระทำอย่างสม่ำเสมอ เพื่อก่อให้เกิดผลดี และ การแก้ไขที่ส่งเสริมต่อการพัฒนาอย่างแท้จริง 

 

การให้ผลตอบกลับ โดยวัตถุประสงค์เกิดขึ้น เพื่อให้พนักงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชา มีโอกาสรับทราบถึงผลการทำงานของตนเองว่า อยู่ในระดับที่ถูกคาดหวังหรือไม่ และ ควรทำ หรือ ส่งเสริมการทำงานอย่างไร ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดหวัง ดังนั้น กระบวนการให้ผลตอบกลับ ควรกระทำอย่างเป็นรูปแบบ เพื่อลดความลำเอียงทางความคิด ตลอดทั้ง ลดความรู้สึกทางอารมณ์ แต่ให้เป็นไปด้วยข้อมูลที่แท้จริง หรือ กระตุ้นให้เกิดการทำงานอย่างสร้างสรรค์ 

 

ดังนั้น หัวใจของ Feedback หรือ การให้ผลตอบกลับ ต้องเป็นไปอย่างเชิงบวก หรือสร้างสรรค์เท่านั้น โดยทั่วไปหลายๆองค์กรเข้าใจว่า การให้ผลตอบกลับ ต้องเป็นด้านลบ เพื่อให้เกิดการแก้ไข แต่โดยหลักการความเป็นจริง การให้ผลตอบกลับในเชิงลบ ย่อมทำลายขวัญกำลังใจ การต่อต้าน และ การไม่ยอมรับ

 

ดังนั้น การให้ผลตอบกลับที่ถูกต้อง ควรเป็นไปในเชิงบวก และ ทางสร้างสรรค์ เพื่อให้เกิดผลดีและการแก้ไข มีหลายๆคนถามว่า แล้วจะเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไร แน่นอนว่า ต้องเกิดการเปลี่ยนแปลงตามที่ต้องการ แต่การให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ไม่ได้หมายถึง การต้องใช้วาจารุนแรง หรือ การทำให้เกิดความกลัวไม่กล้าทำหรือเปลี่ยนแปลงอะไร ดังนั้น การให้ผลตอบกลับที่ถูกต้อง ยังคงต้องสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยรักษาไว้ซึ่ง การให้เกียรติและการรับฟังข้อโต้แย้งได้ อาจเรียกได้ว่า การให้ผลตอบกลับหรือ Feedback ก็เป็นศิลปะรูปแบบหนึ่ง ที่ต้องให้ความสำคัญและการฝึกฝน ลองคิดดูก็ได้นะครับ ถ้าคุณโดนเรียกไปพบแล้ว คุณถูกตำหนิ ด้วยถ้อยคำรุนแรง และ แสดงออกถึงอารมณ์ในทางลบ กับ การเรียกไปพบในลักษณะการสอบถามข้อมูล และ รับฟัง พร้อมทั้งการชี้แจงอย่างชัดเจน ในรูปแบบอารมณ์ที่มั่นคง คุณจะชอบแบบไหนมากกว่ากัน?

 

นั่นแหละ ครับ คือ Feedback ดังนั้น การให้ Feedback ที่ดีมีเทคนิค จะทำให้เกิดความร่วมมือ มากกว่าการต่อต้าน อย่างเห็นผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจน 

 

โดยทั่วไป การให้ผลตอบกลับ ไม่ว่าจะเป็นลบหรือบวก เราสามารถพูดในเชิงสร้างสรรค์เพื่อก่อให้เกิดกำลังใจและความร่วมมือได้โดยง่าย โดยคำนึงถึง 3 ขั้นตอนเบื้องต้นที่ควรกระทำดังต่อไปนี้

 

1. กล่าวถึงคุณลักษณะด้านบวก หรือ ด้านดีของบุคคลผู้นั้นก่อน (ควรเลือกด้านที่เด่นอย่างชัดเจนและเป็นที่ยอมรับว่าบุคคลผู้นั้นมีคุณสมบัติด้านดังกล่าวจริง)

 

2. แนะนำถึงด้านที่ต้องการแก้ไข ในเชิงรูปธรรม ไม่ควรเอาอารมณ์หรือข้อมูลที่ไม่ชัดเจนมาพูดหรืออ้างอิง 

 

3. ในการให้ผลตอบกลับ สิ่งที่สำคัญ คือ เรื่องดังกล่าว มีผลกระทบอย่างไร ทั้งต่อตัวคุณและบุคคลผู้ได้รับคำเสนอแนะหรือ Feedback เพื่อให้เกิดการเข้าใจในผลกระทบและสิ่งที่จะเกิดขึ้น และ สร้างทางเลือกที่เหมาะสมต่อตัวผู้รับผลตอบกลับ 

 

MissConsult ขอนำเสนอเทคนิคการสื่อสารเชิง Feedback ด้วยการระลึกถึงกฏทางการสื่อสาร 4 หัวข้อดังต่อไปนี้ 

 

4 กฎการสื่อสารเชิงการให้ผลตอบกลับ เพื่อสร้างความสัมพันธ์พื้นฐาน 

 

1. การใช้คำพูด: การใช้คำพูดในการสื่อสาร ควรเลือกใช้ดังนี้

 

คำพูดเชิงทัศนคติ Attitude Word:  คือ คำพูดที่ตีความได้หลากหลายแล้วแต่คนจะคิด ควรจะถูกใช้อย่างระวัง และ ไม่ควรถูกใช้อย่างเด็ดขาดในกรณีของการให้คำตำหนิ วิจารณ์ หรือ ข้อความเชิงลบ

คำพูดเชิงพฤติกรรม Behavior Word: คือ คำพูดเชิงลักษณะพฤติกรรมทางการกระทำ หรือ ปฏิบัติ ที่สังเกตเห็นได้ และ ได้เกิดขึ้นจริง ควรจะถูกใช้มากสุดในการทำงาน เพราะทำให้เกิดความเชื่อถือ และ สร้างความเข้าใจได้อย่างถูกต้อง 

 

2. รูปแบบประโยค : การเลือกใช้รูปแบบประโยค เพื่อสร้างการสื่อสาร เป็นความสำคัญในการลดข้อขัดแย้ง และ ทำให้เกิดความเข้าใจเป็นไปในทิศทางที่ต้องการ 

 

 I message: ประโยคของฉัน คือ ประโยค ที่เน้นที่ผู้พูด เป็นผู้รับผิดชอบต่อข้อความดังกล่าว ควรใช้ในกรณี การกล่าวคำตำหนิ วิจารณ์หรือ คำพูดเชิงลบ ใช้ประโยคดังตัวอย่างดังนี้ 

  • ในความคิดของผม…………….

  • สำหรับผม....................

  • ผมรู้สึกว่า.....................

  • ผมคิดว่า .....................

 You message: ประโยคของคุณ คือ ประโยคที่เน้นที่ผู้รับสาร เป็นสำคัญ ควรใช้ในกรณี กล่าวคำชมเชย หรือ ให้เกียรติยกย่อง คำพูดเชิงบวก ใช้ประโยคดังตัวอย่าง

  • คุณ.................เก่งและมีความสามารถ....................

  • คุณ...........เป็นที่ยอมรับในทักษะ.................. หรือ อื่นๆ ที่เน้นการกล่าวถึงผู้รับสารก่อน

 

3. คำเชื่อม ใช้คำว่า “และ” เชื่อมประโยค หลีกเลี่ยงคำว่า “แต่”

 

4. โทนเสียง: การใช้โทนเสียง ควรเลือกให้เหมาะสมกับผู้พูด แต่ ควรเน้นให้เป็นคนที่พูดมีน้ำหนักเสียง และ มีความชัดเจนในการพูดถ้อยคำ ตลอดทั้ง ในระหว่างพูด ควรให้ความสนใจผู้รับสารหรือคู่สนทนา ผ่านการมองตา สีหน้า และ สังเกตท่าทาง โดยเลือกใช้การแสดงออกให้เหมาะสมกับเรื่องที่พูด

 

ตัวอย่างประโยค:

 

 

You message: ประโยคของคุณ

คุณสมเกียรติเป็นผู้นำ และ มีความสามารถในหลายๆด้าน (You message และ คำอธิบายเชิง Attitude Word (ผู้นำ))

 

I message: ประโยคของฉัน

ในความคิดของผม "การไม่แสดงออกทางความคิดเห็นในระหว่างการประชุม” ส่งผลต่อการแสดงออกทางความสามารถที่แท้จริงของคุณ คุณสมเกียรติ คิดว่าอย่างไรครับ?  (I Message พร้อมคำอธิบายเชิง Behavior Word "การไม่แสดงออกทางความคิดเห็นในระหว่างการประชุม" )

 

 

 

 

 

กฎทั้ง 4 ข้อ ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญในการฝึกการพูดเพื่อสร้างการให้ผลตอบกลับในการทำงาน และ เรื่องอื่นๆทั่วไป ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง การสื่อสาร หัวใจสำคัญ คือ ความจริงใจ และ การพูดความจริงบนพื้นฐานการให้โอกาสแสดงเหตุผลของคู่สนทนา เพื่อสร้างความเข้าใจอย่างชัดเจนต่อสถานการณ์และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ดังนั้น การฝึกตนเอง ผ่านการพูดด้วยกฎพื้นฐาน 4 หัวข้อดังกล่าว จะทำให้เกิดการเปิดรับและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น 

 

สำหรับผู้บริหาร ทักษะการสื่อสารเป็นเรื่องของการฝึกฝนต่อเนื่อง ดังนั้น การหาโอกาสให้ตนเองสำหรับการเรียนรู้เทคนิค และ การสื่อสารในรูปแบบต่างๆ ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ประสบความสำเร็จในฐานะผู้นำอย่างแท้จริง หากมีข้อสงสัย หรือ ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติม ด้านการสื่อสาร ท่านสามารถติดต่อสอบถาม ได้ที่ member@missconsult.com 

 

- MissConsult

 

Copyright 2015-2020: บทความ ข้อความ ข้อมูล รวมความถึง เนื้อหารายละเอียด ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของ MissConsult Co., Ltd. การเก็บข้อมูล อาจทำได้โดยวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล โดยไม่เกี่ยวข้องกับทางการค้า สื่อ หรือ ตีพิมพ์ซ้ำ คัดลอกส่วนหนึ่งส่วนใด เพื่อประโยชน์ในเชิงธุรกิจ การ ทำซ้ำ เผยแพร่ ตีพิมพ์ หรือ จำหน่าย โดยไม่ได้รับอนุญาตจากบริษัท บริษัทจะดำเนินการ ตามกฎหมาย กับผู้ละเมิดสิทธิ์ดังกล่าวโดยทันที

 

Please reload

Featured Review

Neuroscience for Competency: บรรลุสมรรถนะผ่านหลักการทำงานของเส้นใยประสาท

November 17, 2015

1/10
Please reload

Tag Cloud
Please reload

Please reload