• Career Coach., MissConsult.com

Business Tools


การทำงานให้ประสบความสำเร็จ อย่างน้อยเราเองก็ต้องเรียนรู้วิธีการพัฒนาการทำงาน การพัฒนาทักษะทั้งของตัวเราเอง ทีมงานของเรา เพื่อการประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง

ในการทำงาน มี หลักการ แนวทาง ทางความคิดที่เป็นที่ยอมรับและถูกใช้เสมือนเครื่องมือในการทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย การได้เรียนรู้และนำไปใช้ย่อมเป็นการพัฒนาที่ถูกต้อง และ ยังเป็นการเพิ่มความรู้ทางธุรกิจให้แก่ตัวเอง

วันนี้ ดิฉันขอนำเสนอ เครื่องมือ หรือ Business Tools ที่มีชื่อเรียกว่า Five Whys หรือ แปลเป็นไทยก็มีความหมายว่า การตั้งคำถาม 5 คำถาม เรามารู้จัก Business Tools ตัวนี้กันนะคะ และ วิธีนำไปใช้รวมถึง ประโยชน์ในการทำงาน

Name(ชื่อ): Five Ways

วิธีการนี้ เป็นที่นิยมมากในประเทศญี่ปุ่น โดยบริษัท Toyota เป็นผู้นิยามและ ตั้งออกมาเป็นกฎในการค้นหาสาเหตุของปัญหา ก็จะใช้วิธีการนี้ โดยเรียกว่า Five Ways questions. คือ ทุกครั้งที่มีปัญหา จะพยายามคิดว่า Why? Why? Why? Why? Why? อย่างน้อยให้ได้ ห้า ครั้งสำหรับปัญหานั้น เราก็จะได้แนวทางแก้ไขที่ดีไปหาทางแก้ไข

Time to use (การนำไปใช้):

เมื่อต้องการหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาที่เรามี หรือ เป็นการรวบรวมข้อมูลเพื่อการเข้าใจที่ดียิ่งขึ้นใน สิ่ง หรือ เรื่อง ที่ต้องการข้อมูล

Benefits (ประโยชน์):

ผู้ใช้จะได้รับทราบถึงแนวทางต่างๆ ที่ให้โอกาสในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างละเอียดและ หลายมุมมอง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการวิเคราะห์ ปัญหา หรือโปรเจ็คที่ตั้งใจ ได้อย่างละเอียด พร้อมทั้งเป็นการฝึกการคิดที่ดีในการคิด

Time (เวลาที่ต้องการ):

เริ่มได้ตั่งแต่ 5 นาที จนถึง 2 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับเรื่อง หรือ โปรเจ็คของสิ่งที่ต้องการวิเคราะห์เป็นหลัก

Team (จำนวนคน):

ไม่กำหนด สามารถทำได้ตามความต้องการ แต่ไม่ควรเกิน 20 คน เพราะอาจจะยากในการรวบรวม หรือ ควบคุมกลุ่มคนได้

Tools (เครื่องมือที่ต้องใช้):

สถานที่ ที่เหมาะสม พร้อมอุปกรณ์การเขียน เช่น กระดาน ที่เพียงพอสำหรับกลุ่มที่เข้าร่วมเพื่อการวิเคราะห์ได้มีประสิทธิภาพ

How to use (วิธีการใช้ หรือ ขบวนการนำไปใช้):

แจ้งปัญหา หรือ โครงการ ที่คุณต้องการวิเคราะห์ ให้แก่ทุกคนที่เข้าร่วมทราบโดยทั่วกัน หลังจากนั้น ให้ตั้งคำถามกลับไปยัง กลุ่มผู้ร่วมว่า Why? แล้วให้ผู้ร่วมตอบคำถาม พยายามถามคำถามกลับไป อีก เมื่อได้รับคำตอบ ถามจนกระทั่งกลุ่มผู้ร่วมประชุม ไม่สามารถให้คำตอบได้อีก นั่นหมายถึงว่า คุณได้รับคำตอบถึงแนวทางที่ดีที่สุดแล้ว นำแนวทางนั่นมาทำการวิเคราะห์ วิธีการแก้ไข หรือ ดำเนินการโดยทันที

ตัวอย่าง:

บริษัทแห่งหนึ่ง พบว่า ยอดขายลดลงในเดือนปัจจุบัน จึงได้ทำการเรียกพนักงานในร้านเข้ามาและใช้วิธี Five Whys ในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริง โดยแจ้งแก่พนักงานที่เข้ามาร่วมประชุม ทราบโดยทั่วกันว่า เดือนนี้ ยอดขายของร้าน ลดลง และ ต้องการทราบถึงสาเหตุของปัญหาที่ทำให้เกิดยอดขายตก ผู้นำการประชุม อาจต้องเป็นผู้เริ่มต้นตั้งคำถาม เช่น

Why? ทำไมลูกค้าจึงเข้าร้านเราน้อยกว่าทุกเดือน? Answer: ร้านอื่นขายถูกกว่าร้านเรา Answer: ร้านอื่นดีกว่าร้านเรา Answer: พนักงานเราบางคนบริการไม่ดี Answer: ร้านเราของน้อยกว่าร้านคู่แข่ง

คุณอาจจะได้รับคำตอบไปเรื่อยๆ ให้จดคำตอบดังกล่าว และใช้คำถามทวนถามกลับไปยังกลุ่มประชุม เช่น

Why?: ทำไมร้านอื่นถึงขายถูกกว่าร้านเราละ? Why?: ร้านอื่นดีกว่าร้านเรา Why?:พนักงานเราบางคนบริการไม่ดี Why?: ร้านเราของน้อยกว่าร้านคู่แข่ง

ให้ใช้คำถามกลับไปในคำตอบ ตามตัวอย่างในรูปแบบข้างบน จนกลุ่มไม่สามารถหาคำตอบได้อีก ซึ่งเราก็จะได้คำตอบที่ดีที่สุด และ แท้จริงในปัญหา หรือ งาน ดังกล่าว หลังจากนั้นให้นำคำตอบสุดท้าย ที่ได้ตั้งคำถามกลับ แล้วไม่สามารถตอบได้อีกต่อไป นำมาเขียนให้เห็นอย่างเด่นชัด พร้อมทั้ง ระบุแผนการแก้ไขต่อปัญหาดังกล่าว ด้วยวิธีดังกล่าว เราจะสามารถค้นหา ค้นพบ ข้อมูลที่แท้จริง สำหรับการวิเคราะห์ถึงปัญหา หรือ โครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ผู้ร่วมประชุมจะต้องเน้นการแก้ไขปัญหา และ ผู้นำประชุมจะต้องมีศักยภาพในการตั้งคำถาม กรองคำตอบที่มีคุณภาพ เพื่อนำมาใช้ และผู้ร่วมประชุมต้องตระหนักถึงการประชุมเพื่อการค้นหาข้อมูล มากกว่าไม่ทราบวัตถุประสงค์ และ ไม่คิดในเชิงการวิเคราะห์ เพราะอาจทำให้การประชุมวนลูบ ไม่อยู่ในกรอบของเรื่องในการประชุม นั่นคือ ผู้ร่วมประชุม ต้องตระหนักในการทำหน้าที่ว่า ตนเองเป็นหนึ่งในการวิเคราะห์หาสาเหตุ และ จริงจัง มากกว่าเข้ามาร่วมประชุม โดยไม่ตระหนัก เพราะอาจทำให้เกิดความสูญเสียเวลามากกว่าได้ประโยชน์

จุดสำคัญ วิธีการนี้ นับเป็นเรื่องปรกติ และ เป็นวิธีการทางธุรกิจที่ใช้หลักในการกระตุ้นหาสาเหตุของปัญหา หรือ โอกาสต่างๆ โดยลดการปิดปังข้อมูล หรือ การไม่กล้าแสดงออกของความคิดเห็น เป็นหลักจิตวิทยาโดยทั่วไปที่คนเรามักจะพยายามคิด เมือถูกถาม และ บางคนจะพยายามคิดขัดแย้งในคำตอบก็จะพยายามหาคำตอบมาตอบให้เป็นที่ยอมรับ สุดท้าย เราจะสามารถคัดข้อมูลที่ถูกต้อง และ นำมาวิเคราะห์การทางแก้ไขได้เป็นอย่างดี แต่หลักในการนำวิธีนี้มาใช้ คุณจะต้องเลือกกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั่นและมีความเข้าใจ โดยทั้งนี้กลุ่มจะต้องมีความเข้าใจว่า เป็นการหาแนวทางในการแก้ไข หรือ หา ข้อมูล เพื่อช่วยกันเสนอ และ ค้นหาคำตอบที่ดีที่สุด

ดิฉันคิดว่า Five Ways คงเป็นอีกหนึ่งในหลายๆวิธีของรูปแบบการปฎิบัติเพื่อการทำงานให้ประสบความสำเร็จตามที่เราตั้งเป้าหมาย

- M.I.S.S.Consult.com Copyright 2016-2020: บทความ ข้อความ ข้อมูล รวมความถึง เนื้อหารายละเอียด ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของ MissConsult Co., Ltd. การเก็บข้อมูล อาจทำได้โดยวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล โดยไม่เกี่ยวข้องกับทางการค้า สื่อ หรือ ตีพิมพ์ซ้ำ คัดลอกส่วนหนึ่งส่วนใด เพื่อประโยชน์ในเชิงธุรกิจ การ ทำซ้ำ เผยแพร่ ตีพิมพ์ หรือ จำหน่าย โดยไม่ได้รับอนุญาตจากบริษัท บริษัทจะดำเนินการ ตามกฎหมาย กับผู้ละเมิดสิทธิดังกล่าวโดยทันที


© 2018  M.I.S.S.Consult

The Professional of Psychometric tests & People Development Provider