• MissConsult Co., Ltd.

Delegation : การบริหารการจ่ายงานแบบมืออาชีพ


ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ผู้ทำงานทุกท่านจำเป็นต้องทำงานที่มีคุณค่าสูงให้ได้มากที่สุด เพื่อการสร้างผลกระทบต่อเป้าหมายที่ถูกคาดหวังได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

สภาพการทำงาน ณ ปัจจุบัน จำนวนงานกับเวลาที่ได้รับ ดูเหมือนจะสวนทางกันเสมอ จึงเห็นได้ว่า ผู้ทำงานหลายๆท่าน ต่างก็จะพูดเหมือนกันว่า มีเวลาไม่เคยพอกับการทำงาน!!

Delegation หรือ ทักษะการบริหารการจ่ายงาน จึงกลายมาเป็นทักษะการบริหารที่สำคัญที่ผู้บริหารทุกคนจำเป็นต้องมึอย่างโดดเด่น ! MissConsult ขอนำเสนอเทคนิค การบริหารการจ่ายงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น ดังนี้

ความสำคัญของ Delegation หรือ การจ่ายงาน:

ผู้ทำงานจะประสบความสำเร็จได้ดี จำเป็นต้องมีทักษะที่ดีในด้านการ การจ่ายงาน หรือ การแจกจ่ายงาน (Delegation) ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าหรือตำแหน่งงานใดๆ ทักษะด้านการจ่ายงานหรือกระจายงาน (Delegation) ถือเป็นทักษะที่สำคัญในการทำให้ผู้ทำงานประสบความสำเร็จ

การจ่ายงานหรือกระจายงาน คือ การส่งมอบงานที่เหมาะสมไปยังบุคคลที่เหมาะสมและสามารถสร้างโอกาสในการสร้างสรรค์ผลงาน หรือ พัฒนาฝีมือการทำงานให้คล่องแคล่วยิ่งขึ้น

ดังนั้น จึงไม่ใช่ว่า ต้องเป็นผู้จัดการหรือผู้บริหารก่อนเท่านั้น จึงสามารถกระจายงาน หรือ แจกจ่ายงานได้

บางท่านเข้าใจว่าการกระจายงาน หรือ การจ่ายงาน เป็นงานที่มากับตำแหน่งหัวหน้างาน ซึ่งโดยความเป็นจริง ไม่ใช่เลย ในการทำงาน เราเองก็ต้องใช้ทักษะในด้านนี้เป็นประจำ เช่น เมื่อเราได้รับมอบหมายการทำงานเป็นกลุ่ม หรือ เป็นทีม เราก็ต้องมาดูว่า แต่ละคน ใครจะทำอะไร และก็แบ่งแยกงานกันไป อันนี้ก็เป็นหนึ่งในทักษะการจ่ายงาน หรือ การพิจารณาถึงการแจกจ่ายงาน ดังนั้น เมื่อดำรงตำแหน่งที่มีอำนาจมากขึ้น การจ่ายงาน จะสามารถกระทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะ เป็นลักษณะของการพิจารณาด้วยตนเองเป็นสำคัญ จึงเห็นได้ง่ายๆว่า ถ้าในการทำงานระดับชั้นต้น ผู้ทำงานยังไม่สามารถทำงานร่วมกับคนอื่น หรือ สามารถพิจารณาถึงความเหมาะสมที่ถูกต้องว่าใครควรจะทำงานชิ้นใดเพราะ เหตุใด

ดังนั้น ถ้าไม่อยากให้เกิดปัญหาการแจกจ่ายงานหรือ ประสิทธิภาพการใช้เวลากับการทำงานที่มีผลกระทบสูง องค์กร ควรให้ความสำคัญกับทักษะ Delegation ของผู้ทำงาน ตั่งแต่ในระดับต้นๆ ไม่ใช่ มามุ่งความสนใจในระดับบริหาร

เพราะ เมื่อเข้าสู่ ระดับผู้บริหาร ที่ต้องควบคุม ดูแล การทำงานผ่านผู้อื่น ทักษะการทำงานในเรื่องของความสามารถในการแจกจ่ายงาน หรือ Delegate ยิ่งกลายเป็นเรื่องที่ควรจะเชี่ยวชาญแล้ว ไม่ใช่ เป็นเรื่องที่ควรเริ่มฝึกฝน เพราะ การกระจายงาน หรือ การแบ่งงาน (Delegation) สามารถ เพิ่มศักยภาพการทำงานของบุคคลทั้งต่อตัวหัวหน้างาน และ ผู้ได้รับมอบหมาย กระจายงาน ซึ่งสามารถสร้างผลกระทบในภาพรวมกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กร

Delegation การส่งต่อ มอบงานต่อบุคคลที่เกี่ยวข้อง (ทีมงาน) ควรอยู่บนวัตถุประสงค์ เพื่อทำให้บุคคล ดังกล่าว มีทักษะเพิ่มขึ้น หรือ การมอบงานนั้น มีความเหมาะสมกับความสามารถของเขาทำให้เขามีโอกาสได้ใช้ หรือ มีโอกาสแสดงความสามารถ และ หรือ เพิ่มความสามารถของพวกเขาในการตัดสินใจและมีส่วนรวมในความสำเร็จขององค์กร

ความหมายดังกล่าว ค่อนข้าง บอกถึงนัยยะสำคัญของกระบวนการ การแจกจ่ายงาน เพราะ ถ้าทำอย่างถูกต้อง การกระจ่ายงาน จะถูกมองว่าเป็นเรื่องของการได้รับโอกาสการแสดงความสามารถ เป็นเรื่องของการเติบโตในหน้าที่การงานจาก ทีมงาน หัวหน้างาน หรือ องค์กร แต่ก็เช่นเดียวกัน ถ้ากระทำอย่างไม่ถูกต้อง การกระจายงานอาจถูกมองว่า เป็นเรื่องของการปัดภาระความรับผิดชอบของ ทีมงาน หัวหน้างาน หรือ องค์กร มาสู่ผู้ทำงาน

บริษัท มิส คอนซัลท์ (MissConsult Co., Ltd) ได้ทำสำรวจที่น่าสนใจเกี่ยวกับ Factors for Management Success หรือ ปัจจัยของการประสบความสำเร็จด้านการบริหาร

วัตถุประสงค์ของการทำสำรวจ

คือ การประเมินหาปัจจัยที่มีผลต่อการประสบความสำเร็จของผู้บริหาร

รูปแบบการทำสำรวจ: เป็นลักษณะการสำรวจเชิง 180 คือ รูปแบบการสอบถามเชิงสำรวจความคิดเห็นผ่านข้อคำถามจำนวน 100 ข้อ

กลุ่มผู้ถูกสำรวจ:

ผู้บริหารระดับสูง

หัวหน้างาน

ผู้ใต้บังคับบัญชา

โดยการให้กลุ่มทั้งสาม ทำการคัดเลือก ปัจจัยที่ตนเองคิดว่า ต้องการได้รับการพัฒนา ส่งเสริม ซึ่งสามารถส่งผลต่อการประสบความสำเร็จในด้านการบริหารของตนเอง

ตามกระบวนการได้ทำการคัดเลือก ปัจจัยที่มีการเลือกสูงสุด 5 ลำดับแรก และ ให้ผู้บริหารมีการให้คะแนนลำดับความสำคัญในความคิดของตนเอง ซึ่งมีผลที่น่าสนใจตามกราฟที่แสดง

(ผลสำรวจถูกจัดเก็บกับจำนวนผู้บริหาร จำนวน 1000 คน รวมทั้งกลุ่มบริษัทเอกชน กลุ่มบริษัทรัฐวิสาหกิจ การสำรวจมีทั้งการสัมภาษณ์ การตอบแบบสอบถามแบบ180 จัดสำรวจในปี 2555 โดยบริษัท มิส คอนซัลท์ จำกัด)

นอกจากนี้ ยังมีการสุ่มสัมภาษณ์ จากกลุ่มดังกล่าว พบข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับ Delegation ดังนี้

  • หัวหน้างาน ที่รู้สึกว่า การ delegation ของผู้บริหารยังไม่มีประสิทธิภาพ

  • ขณะที่ลูกน้องรู้สึกว่า ผู้บริหารของตน delegate งานบนพื้นฐานของความซ้ำซากไม่มีโอกาสได้แสดงความแปลกใหม่

  • ขณะที่ ตัวผู้บริหารเอง มากกว่า 60% กลับไม่พบว่า ตนเองมีปัญหาในเรื่องนี้มากนัก

นั่นแสดงให้เห็นว่า ผู้บริหารส่วนใหญ่มองว่า ตนเองกระทำการแจกจ่ายงานได้ดีไม่มีปัญหา ขณะที่หัวหน้างานกลับมองว่ายังทำไม่ได้ดีตามเป้าหมายและที่สำคัญ ผลสำรวจ ยังแสดงให้เห็นว่า ลูกน้อง หรือ ทีมงาน มองว่าการกระจายงานดังกล่าว ไม่ได้ก่อให้เกิดการได้รับโอกาสหรือสร้างสรรค์ มากไปกว่า การต้องทำงานมากขึ้น หรือ กำลังโดนเอาเปรียบจากการได้รับงานที่หนักเกินความเป็นจริง !

เทคนิคการ กระจายงาน แบบมีประสิทธิภาพ

ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการหรือ เทคนิคที่จะกระจายงานแบบมีประสิทธิภาพ ผู้ทำงานควรตอบคำถามแรกให้ได้เสียก่อน นั่นคือ ‘เมื่อไหร่ ที่เราควรแจกจ่ายงานให้แก่คนอื่น แบบมีประโยชน์ทั้งผู้ให้และผู้รับ’

ลองใช้หลักการตั้งคำถามดังต่อไปนี้ประเมินดูได้

  • นอกจากตัวคุณ มีใครที่สามารถทำงานนี้ได้อีก? เป็นคำถามพื้นๆ ที่สามารถลองตั้งคำถามตัวเอง ว่า งานที่เรามีอยู่นั้น นอกจากตัวเราแล้ว มีใครเขาสามารถทำได้เอง และ ถือเป็นงานที่สามารถสร้างผล กระทบที่ดีแก่ตัวเขาได้มากกว่าเรา

  • ใครทำงานนี้ได้ดีกว่าคุณ? เป็นคำถามที่ต้องการความท้าทายในตัวเองค่อนข้างสูง เพราะ โดยทั่วไป คนทำงานชอบที่จะยึดถือความสามารถของตนเองเป็นหลัก ทั้งทีโดยความเป็นจริง ไม่มีใครเก่งที่สุดในทุกๆงาน ดังนั้น งานดังกล่าว คนอื่นอาจจะทำได้ดีและเก่งกว่าคุณ ก็ควรให้โอกาสเขาทำ เพื่อเป็นการสร้างโอกาสการแสดงความสามารถของบุคคลดังกล่าว และ ยังเป็นการสร้างงานที่มีประสิทธิภาพให้เกิดขึ้นแก่องค์กร แต่ไม่ได้หมายความว่า ตัวคุณเองจะไม่กระตือรือร้นในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ หรือ ขวนขวายเพิ่มทักษะให้ตนเองเก่ง เพราะ ถ้างานดังกล่าว เป็นงานที่สร้างผลกระทบต่อคุณสูง คุณเอง ต้องเป็นผู้พัฒนาฝีมือความสามารถให้โดดเด่นอยู่เสมอ

  • ทีมงานหรือลูกน้อง ที่ตำแหน่งน้อยกว่า ใครสามารถทำได้? เป็นการเพิ่มโอกาสให้แก่บุคคลดังกล่าว ในการโชว์ศักยภาพ และ การเพิ่มคุณค่าของตนเองในการได้รับโอกาส แต่ที่สำคัญ คือ ต้องสร้างการรับรู้ให้เกิดขึ้น ว่าการทำงานดังกล่าว จะสามารถเพิ่มโอกาสของเขาได้อย่างไร

  • งานนี้ จำเป็นต้องทำจริงๆหรือไม่ หรือ ไม่ต้องทำได้ไหม? มีงานหลายๆงาน ที่ไม่จำเป็นต้องทำ แต่ก็ยังทำกันอยู่ เพียงเพราะว่า ทำกันมานาน แล้วงานที่คุณกำลังพิจารณา อยู่ในขอบข่ายนี้หรือเปล่า เป็น งานที่ซ้ำซ้อนกับแผนกอื่นไหม หรือ งานนี้ มีความสำคัญในเนื้องานอย่างไร การทำ กับ การไม่ทำ เห็นผลอย่างไร คุณสามารถตอบได้ไหม

สี่หัวข้อข้างบน ถือเป็นคำถามที่ต้องถามตนเอง ถ้าพบว่า มีงานที่เยอะเกินเวลาที่มี โดยการแจกแจงงานทั้งหมดที่มีและลองตอบตนเองด้วยคำถามข้างบน คุณก็จะได้คำถามที่จะช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ก่อนที่จะเริ่มทำการ แจกจายงานให้แก่ผู้อื่น

เทคนิคการกระจายงาน

หลักการที่อยากแนะนำสำหรับการ กระจายงานพื้นฐานที่สามารถทำได้ง่ายและเห็นผลได้ดี เริ่ม แค่ 3 รูปแบบง่ายๆ ดังนี้

  • What in it for me? หรือ การเตรียมคำตอบให้ชัดเจนว่า งานที่คุณต้องการให้บุคคลอื่นทำนั้น เขาจะได้รับประโยชน์อะไร โดยทั่วไป คนเราจะทำอะไร อยู่บนพื้นฐานของ4P ดังนี้ คือ ...

  1. Profit ( เขาจะได้ประโยชน์อะไรในเชิงผลลัพธ์ หรือ สิ่งที่วัดประเมินได้)

  2. Pleasure (เขาจะได้รับความพึงพอใจอะไร หรือ ได้รับผลเชิงความรู้สึกอย่างไรในการทำงานดังกล่าว)

  3. Power (เขาจะได้รับอำนาจหรือ มีโอกาสได้มีอำนาจอย่างไรในการทำงานดังกล่าว)

  4. Prestige (ความมีชื่อเสียง การเป็นที่ยอมรับ เขาจะได้รับมันหรือไม่จากการทำงานดังกล่าว )

ทั้ง 4P ถือเป็นจุดหาคำตอบให้ตัวคุณเอง ก่อนที่จะนำงานดังกล่าวไปมอบให้ผู้อื่น ทำแทนคุณ ถ้าคุณทำได้ดี รับรองได้ว่า ผลตอบแทนไม่เพียงแต่จะได้รับงานที่ดี แต่ คุณยังถูกยอมรับและถูกมองว่า เป็นผู้มีน้ำใจ มีลักษณะผู้นำ (แบบที่เราชอบบอกกันเสมอ)

  • SMART หรือ การวางแผนของเป้าหมายของคุณ บนพื้นฐาน การกำหนด ...

  • Specific ( คุณต้องชัดเจนว่า คุณอยากได้อะไรจากการทำงานดังกล่าว อย่าตอบแบบคลุมเครือ หรือ ไม่รู้เรื่อง เพราะ ผู้รับงานก็จะยิ่งสับสนและวุ่นวายใจมากกว่าคุณอีกหลายเท่า)

  • Measurement (การวัดผล การประเมินผล ทำอย่างไร บอกให้ชัดเจนถึง การวัดผล หรือ ประเมินผลว่า งานดังกล่าว ผ่านหรือเป็นที่ต้องการแบบไหน วัดผลได้อย่างไร ทำอย่างไร ยิ่งชัดเจน คุณก็ยิ่งสร้างความน่าเชื่อถือของตนเองในการแจกจ่ายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ)

  • Authorized ( การกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบและการกระทำของผู้รับงาน ว่ามีขอบเขตและเนื้อหาในงานทำงานอย่างไร เพื่อให้เกิดความมั่นใจและสร้างความเป็นเจ้าของงานที่แท้จริงให้เกิดขึ้นกับผู้รับงาน)

  • Reasons (เหตุผล ที่เขาต้องทำ หรือ ทำไม คุณเลือกให้เขารับผิดชอบงาน หรือ ทำไม งานนั้นถึงต้องถูกแจกจ่ายให้เขาเป็นผู้ทำ )

  • Time frame ( กำหนดเวลา และ ขอบเขตของเวลาที่ต้องการให้สำเร็จ เพื่อเป็นการประเมินการใช้เวลาและกำหนดในการทำงานของผู้รับได้อย่างถูกต้องยิ่งขึ้น )

  • Feedback หรือ การให้คำตอบรับ เมื่อได้รับส่งมอบงานกลับ ถือเป็นเรื่องสำคัญ ไม่ว่า ผู้รับมอบงานจะทำงานออกมาได้ผลเป็นอย่างไร จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องให้คำตอบรับต่อการรับทราบและรับรู้ต่อผลงานดังกล่าว ถ้าผลงานดี ก็ควรให้การชื่นชม และ ทำให้เกิดความภูมิใจ ถ้าผลงานไม่ดี ก็ต้องทำให้เกิด ความมานะ ความต้องการพัฒนา โดยเทคนิคการให้คำตอบรับ หรือ ตอบกลับ เป็นเรื่องสำคัญ ที่จำเป็นต้องใช้ คำพูดที่สร้างสรรค์ และ ทำให้เกิดการแก้ไข ไม่ใช่ เป็นเรื่องของการตำหนิ หรือ วิจารณ์ โดยไม่สามารถบอกได้ว่า ต้องทำอย่างไร จึงจะถูกต้อง

ทั้งสามเทคนิค ถือเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญและควรใส่ใจเมื่อคิดจะทำการ Delegate หรือ การแจกจ่ายงานให้มีประสิทธิภาพ ถ้าทำได้ การบริหารงานและการบริหารเวลาของผู้ทำงานก็จะไม่เป็นปัญหาที่น่าวุ่นวายใจอีกต่อไป

- MissConsult

Copyright 2015-2020: บทความ ข้อความ ข้อมูล รวมความถึง เนื้อหารายละเอียด ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของ MissConsult Co., Ltd. การเก็บข้อมูล อาจทำได้โดยวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล โดยไม่เกี่ยวข้องกับทางการค้า สื่อ หรือ ตีพิมพ์ซ้ำ คัดลอกส่วนหนึ่งส่วนใด เพื่อประโยชน์ในเชิงธุรกิจ การ ทำซ้ำ เผยแพร่ ตีพิมพ์ หรือ จำหน่าย โดยไม่ได้รับอนุญาตจากบริษัท บริษัทจะดำเนินการ ตามกฎหมาย กับผู้ละเมิดสิทธิ์ดังกล่าวโดยทันที


© 2018  M.I.S.S.Consult

The Professional of Psychometric tests & People Development Provider